Guten Morgen Fräulein Meier (oder Herr Meier?),

Ich kann mich noch gut an meine erste Access-Datenbank erinnern (ziemlich lange her :-)). Da bin ich auch nicht sofort durchgestiegen. Zum Glück hat Access eine Beispieldatenbank namens Nordwind.mdb wo du dir die Grundlagen einer funktionierenden Datenbank mal ansehen kannst. Im wesentlichen geht es eigentlich nur darum, so wenig wie möglich Daten zu speichern und Doppeleingaben zu vermeiden. Deshalb läuft fast alles über eindeutige IDs die miteinander verknüpft werden um übrige Daten von woanders her zu holen. Du musst dir also schon vorab im Klaren sein, was du genau erreichen und wie du dies darstellen willst.

Am besten fängst du erstmal mit den Stammdaten an. Die Tabelle Lehrer hast du ja schon. Hier kommen neben ID, und Name auch Kontaktdaten wie Adresse, Telefon, Email rein. Schwieriger wird es mit der Fachrichtung. Viele Lehrer beherrschen ja mehrere Schulfächer. Gleichzeitig gibt es aber auch mehr als Einen Lehrer pro Schulfach. Du benötigst also auch eine Tabelle für die zu lehrenden Schulfächer sowie eine dritte wo du alle Lehrer und Fächer miteinander kombinierst.

Weiter gehts mit den Klassen. Als eindeutige KlassenID kannst du hier den Klassennamen (z.B. 3b) eingeben. Es muss nicht immer eine automatisch generierte Nummer sein. Weitere Felder sind die Klasse ohne Buchstabe, eine eventuelle Schulart (Grundschule, Mittelschule etc.) sowie natürlich der Klassenlehrer, dessen ID du aus der Tabelle Lehrer holst.

Nun zu den Schülern. Als Kontakt reicht hier Handy und Email aus. Ich sag gleich warum. Außerdem benötigst du hier ein Feld wo du aus der Klassen-Tabelle die entsprechende Klassenid reinziehst. Erreicht ein Schüler die nächste Stufe ist das hier schnell geändert. Das Problem sind die Eltern. Die meisten Kinder haben ja mindestens Mutter und Vater. Bei Scheidungskindern können diese auch schon mal unterschiedliche Adressen haben. Deshalb gehören diese Kontaktdaten in eine separate Tabelle. Dem Kind selbst kann dann ein Stanardkontakt zugeordnet werden, über den z.B. die Addresse der Mutter abgefragt werden kann. Umgekehrt kann es aber auch sein, dass mehrere Kinder derselben Familie in die selbe Schule (vielleicht sogar in die selbe Klasse) gehen. Deshalb benötigst du auch hier wieder eine Bindungs-Tabelle wo du Kinder und Eltern einander zuordnest.

Als nächstes widmen wir uns den Noten. Hier benötigst du mindestens wieder die SchülerID, das Vergabe-Datum, den Notentyp (mündlich oder schriftlich), das Fach, natürlich auch die Note selbst sowie den Lehrer der diese vergeben hat. Interessant könnte auch die Stufe sein zu der die Note vergeben wurde. Diese kann automatisch aus der Klasse gezogen werden.

Zum Schluss noch zum Stundenplan. Diesen würde ich zweigeteilt aufbauen. Viele Tabellen haben sog. Kopf- und Zeilendaten. Sie bestehen also eigentlich aus zwei Tabellen. In die Kopfdaten kommt eine fortlaufende PlanID, die Schulklasse für die der Plan erstellt ist, sowie ein Gültigkeitszeitraum wo dieser Plan gilt. Das ist meistens das Schuljahr; der Plan kann aber auch unterjährig wechseln. Die Zeilendaten enthalen erneut die PlanID (Um Kopf und Zeilen verknüpfen zu können), dann den Wochentag, Beginn und Ende der Schulstunde, Das Fach und den Lehrer.

Damit müsstest du erstmal die wichtigsten Tabellen zusammen haben. Wenn du diese über Abfragen sinnvoll verknüpfst erhälst du Listen wie: Welche Verwandten gehören zu welchem Kind; Wie viele Deutschlehrer gibt es an der Schule; Welche Lehrer sind in einer bestimmten Stunde noch frei und können bei Krankheits-Ausfall kurzfristig einspringen. usw.

Da ich leider kein Access mehr habe, konnte ich dir auf die Schnelle ein paar Beispieldaten leider nur als Excel zur Verfügung stellen. Hier der Link zur Datei: https://workupload.com/file/XUMzERtWprP Wie du siehst, werden in den Tabellen fast ausschließlich IDs gespeichert. In Excel lässt sich diese Auswahl im Standard nur auf eine Spalte beziehen. Es geht zwar auch anders, ist hier aber sehr umständlich. Access ist da eindeutig die bessere Wahl. Du bist also auf dem richtigen Weg. Du solltest das Ganze allerdings möglichst nutzerfreundlich mit Formularen und Berichten aufziehen. Die Tabellen selbst bleiben bei einer guten Datenbank immer im Hintergrund und werden vom Nutzer oft gar nicht wahrgenommen.

Probier dich mal ein wenig damit aus. Bei weiteren Fragen kannst du dich ja wieder melden.

Gruß Mr. K.